Упровадження політики віддаленої роботи стало вирішенням для багатьох компаній у боротьбі з поширеним явищем вигорання. Небажання надати співробітникам можливість працювати віддалено призвело до масових звільнень у тих компаніях, які не змогли адаптуватися.
Проте цієї ситуації можна уникнути. Якщо ви прагнете зберегти кваліфіковану команду та не відставати від трендів віддаленої роботи, ви потрапили за адресою. У цій статті ви знайдете детальну інформацію про те, як організувати роботу віддалених команд. Давайте розберемося.
Чому вам потрібна політика віддаленої роботи
Віддалена робота вже давно не розкіш — це невід’ємна частина успішного функціонування бізнесу в сучасному світі. Сильна політика віддаленої роботи — це не лише про гнучкість, а й про створення структури та надання інструментів, які допоможуть працівникам досягати результатів, незалежно від того, де вони перебувають.
Продумана політика дає змогу співробітникам зберігати баланс між роботою та особистим життям, не прив’язуючись до офісних годин. Завдяки відсутності необхідності витрачати час на дорогу, працівники можуть зосередитися на особистих цілях, покращити своє самопочуття й працювати продуктивніше. А щасливі працівники — це залучені працівники, що позитивно впливає на результати компанії.
Добре продумана політика також відкриває доступ до глобального ринку талантів. Компанії більше не обмежені географічно, а різноманіття поглядів і ідей, яке приходить із мультикультурною командою, стимулює інновації та креативність.
Але політика віддаленої роботи — це не просто дозвіл працювати з будь-якої точки світу. Йдеться про забезпечення працівників усім необхідним для їхньої ефективності. Тут на сцену виходять компанії на кшталт Twitter та Ctrip. Вони розробили стратегії, що підтримують їхні команди й демонструють, як продуманий підхід може призвести до успіху. Давайте розглянемо, як їм це вдалося.
Twitter і Ctrip: компанії, що впровадили віддалену роботу
У контексті політики віддаленої роботи чимало компаній уже практикують дистанційний формат, і масштаби їхньої діяльності можуть суттєво відрізнятися. У цій частині зосередимося на двох прикладах. Першу компанію ви точно знаєте — це всесвітньо відомий технологічний гігант, а друга — маловідома компанія з іншої частини світу.
Ми порівняємо їхні підходи, оцінемо результати та спробуємо винести корисні уроки з їхнього досвіду. Почнемо з багатомільярдної технологічної компанії, яка відіграла ключову роль у трансформації світу соціальних медіа.
Twitter — одна з найбільших технологічних компаній у світі — впровадила політику віддаленої роботи та допомогла працівникам плавно перейти на новий формат. Замість того, щоб централізовано закуповувати обладнання, компанія дозволила кожному співробітнику самостійно облаштувати свій домашній офіс.
Як це полегшило перехід? Twitter компенсував витрати, пов’язані з облаштуванням робочого простору вдома. Політика відшкодування охоплює все — від письмових столів і ергономічних крісел до принтерів та іншого обладнання, необхідного для комфортної роботи з дому.
Більше того, компанія бере на себе витрати на онлайн-сервіси, зокрема відеоконференції, передачу даних або програмне забезпечення для управління проєктами. Twitter — чудовий приклад того, як зробити перехід на віддалену роботу максимально комфортним для команди.
[Tweet «7 порад щодо впровадження політики віддаленої роботи у вашій команді»]
Ctrip
Ще у 2016 році китайська туристична агенція Ctrip, у якій працювало 16 000 людей, вирішила перевірити доцільність впровадження віддаленої роботи, щоб зменшити операційні витрати й/або підвищити продуктивність персоналу.
Пілотна програма стартувала в кол-центрі: невеликі групи співробітників перевели на дистанційну роботу. Початкові результати виявилися багатообіцяльними — рівень звільнень знизився, загальна продуктивність покращилася, а відгуки працівників свідчили про підвищення морального духу.
Політика віддаленої роботи дозволила компанії заощадити приблизно 1000 доларів на кожному співробітникові, який працював з дому, завдяки вивільненню офісного простору. Після успішного експерименту Ctrip розширила політику на всю організацію.
Однак із масштабуванням ініціативи зросла кількість скарг від працівників. Варто зазначити, що більшість нарікань стосувалися однієї й тієї ж проблеми — самотності. Вона, своєю чергою, призводила до зниження продуктивності. У наступних розділах ви дізнаєтесь, як подолати ці виклики.
Ключові показники ефективності
Одна з найскладніших задач у керуванні віддаленими командами — це забезпечення відповідальності за результати. Адже для багатьох працівників, які працюють з дому, виникає спокуса розслабитися, адже керівник не зможе постійно контролювати їхню активність.
На щастя, цю проблему можна вирішити, впровадивши політику віддаленої роботи. Ви можете встановити ключові показники ефективності (KPI) для кожної віддаленої команди, щоб зберегти мотивацію співробітників і мати можливість вимірювати їхній прогрес за останні тижні, місяці або навіть роки.
KPI доцільно використовувати для моніторингу короткострокової продуктивності, а оптимальний період спостереження зазвичай становить від двох до чотирьох тижнів — залежно від специфіки роботи команди. Наприклад, якщо ви керуєте маркетинговою командою, логічніше оцінювати ефективність щомісяця, адже створення й реалізація кампаній вимагає часу. У випадку з відділом продажів, де угоди часто укладаються менш ніж за тиждень, відстеження показників за останні 14 днів дозволяє вчасно помітити зниження результативності.
Дорожні карти
Окрім встановлення KPI, політика віддаленої роботи може також підтримувати команди за допомогою дорожніх карт, які допомагають не втратити фокус. У фізичному офісі керівники можуть легко скликати працівників на наради й чітко доносити цілі та завдання. Однак для віддалених команд, попри наявність різноманітних онлайн-інструментів для відеозв’язку, це не завжди зручно або ефективно.
Щоб розв’язати цю проблему, доцільно створювати дорожні карти, які окреслюють цілі та задачі на місяць, квартал або рік. Такі карти можна порівняти з детальними списками справ на довгострокову перспективу. Під час розробки дорожньої карти для віддалених працівників важливо бути максимально конкретним і прозорим. Розмиті цілі можуть негативно впливати на продуктивність.
Крім того, варто отримати зворотний зв’язок від віддалених працівників, щоб вдосконалити дорожню карту. Це допоможе команді залишатися на правильному шляху, досягати поставлених завдань і, зрештою, сприяти успіху всієї політики віддаленої роботи.
Ініціативи щодо здоров’я
Будьмо чесні — віддалені працівники навряд чи будуть продуктивними вдома, якщо мають проблеми зі здоров’ям. Здавалося б, гнучкий графік дає змогу більше піклуватися про себе — піти в спортзал або спати вісім годин на добу.
На жаль, реальність інша. Попри цю «свободу», багато віддалених працівників страждають на проблеми зі здоров’ям через нічні аврали або прокрастинацію, яка змушує їх усе наздоганяти в останню хвилину — що негативно впливає на психічний стан.
Якщо ви хочете, щоб ваша команда була фізично й емоційно здоровою, слід заохочувати здорові звички — регулярні фізичні вправи й збалансоване харчування. Серцево-судинні захворювання — поширений ризик серед тих, хто працює вдома, тому варто проявити ініціативу й подбати про здоров’я співробітників.
Заохочуйте командну роботу
Багато компаній вагаються впроваджувати політику віддаленої роботи через побоювання щодо потенційних труднощів у співпраці. І в деяких випадках ці побоювання справді мають підстави.
Добре відомо, що деякі віддалені команди співпрацюють рідше, ніж ті, що працюють в офісі. Але для будь-яких труднощів є рішення.
Щоб стимулювати командну роботу серед віддалених працівників, важливо створити в них відчуття залученості до спільної мети. Навіть просте «привіт» у командному чаті щоранку може мати позитивний ефект.
Позитивний тон у чаті команди має величезне значення для підтримки морального духу, адже онлайн-середовище безпосередньо впливає на продуктивність. Варто уникати негативу, тому політика віддаленої роботи має передбачати створення атмосфери доброзичливості й взаємопідтримки.
Крім того, щоденні мітинги через онлайн-платформи відеозв’язку можуть сприяти згуртованості віртуальної команди незалежно від теми розмови. Це можуть бути оновлення щодо справ компанії, обговорення маркетингових стратегій або просто перевірка настрою — будь-яка можливість для спілкування між колегами може суттєво покращити командну взаємодію та результати роботи.
Нарешті, якщо ви керуєте віддаленою командою, діліться щотижня цікавими статтями або виступами TED, а також регулярно надавайте зворотний зв’язок — у конструктивній і шанобливій формі. Це допоможе не лише підкріпити ваш авторитет, а й мотивуватиме працівників постійно вдосконалювати свої навички.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
Сприяйте відчуттю відповідальності
Ще одна корисна порада щодо впровадження політики віддаленої роботи — формувати у працівників почуття відповідальності. Коли співробітники відчувають, що відповідають за результат своєї праці й мають свободу ухвалювати рішення, їхня залученість і мотивація різко зростає.
Заохочуйте віддалених працівників повністю відповідати за свої проєкти чи завдання, даючи їм можливість самостійно визначати, як саме виконувати роботу. Така автономія не лише зміцнює довіру, а й сприяє глибшому залученню, адже працівники розуміють: саме їхні рішення впливають на успіх проєкту або команди.
Важливо чітко дати зрозуміти, що ви їм довіряєте, і водночас бути готовими надати підтримку, якщо вона знадобиться, але не втручатися надто часто. Якщо ви сформуєте культуру відповідальності, віддалені співробітники почуватимуться впевнено й будуть більше ініціативними, прагнучи досягати якісних результатів. Такий підхід підвищує продуктивність і водночас створює позитивне, мотивуюче робоче середовище.
Необхідні гаджети
Кожна компанія, яка має віддалену команду, повинна переконатися, що працівники мають необхідні технічні засоби для ефективної роботи. У першу чергу йдеться про апаратне забезпечення, хоча в окремих випадках це може стосуватися і програмного забезпечення. Сучасні програми для віддаленого доступу до робочого столу можуть бути надзвичайно корисними для віддаленої роботи. Навіть такий банальний крок, як забезпечення співробітників ноутбуками, справляє позитивний вплив.
Щоб забезпечити комфортну роботу віддалених працівників, важливо врахувати їхні потреби в обладнанні. Наприклад, якщо вони користуються планшетом, варто надати Bluetooth-клавіатуру — це особливо актуально для тих, хто багато друкує, як-от копірайтери чи працівники служби підтримки в чаті. Такий підхід може стати частиною повноцінної політики віддаленої роботи.
Хоча шумозаглушувальні навушники не є критично необхідними, вони стануть у пригоді будь-якому віддаленому співробітнику — особливо в умовах, коли навколо багато відволікаючих чинників. Ці гаджети допомагають зосередитися на роботі.
Крім того, для тих, кому складно підтримувати продуктивність під час віддаленої роботи, варто надати доступ до застосунків підвищення ефективності, а також інструментів для трекінгу часу з функцією табелю обліку робочих годин. Заохочуйте співробітників ділитися досвідом одне з одним — наприклад, більш досвідчені можуть навчати новачків корисним прийомам.
Сприяйте балансу між роботою та особистим життям
Нарешті, надзвичайно важливо в політиці віддаленої роботи акцентувати увагу на дотриманні балансу між професійним і особистим життям. В умовах дистанційної роботи ці межі часто розмиваються, що призводить до перевтоми та емоційного вигорання. Заохочуйте працівників встановлювати чіткі межі — дотримуватись визначеного робочого графіка та робити перерви протягом дня.
Надавайте гнучкість, де це можливо, але також переконуйтесь, що співробітники вміють «відключатися» від роботи, коли це потрібно. Це можна підтримати політиками щодо відпусток, ментального відпочинку, а також закликом використовувати усю надану щорічну відпустку. Такий підхід не лише запобігає вигоранню, а й забезпечує довготривалу мотивацію та продуктивність. Регулярно нагадуйте команді: перерви — це нормально, і добробут має таке саме значення, як і якісно виконана робота.
Висновок
Як бачите, організувати роботу віддалених працівників не так уже й складно, якщо скористатися перевіреними стратегіями, які ми описали вище. За належного управління віддалені команди можуть бути настільки ж продуктивними й згуртованими, як і офісні.
Чи ви гігант соцмереж, чи туристична агенція — виклики, з якими стикаються віддалені співробітники, здебільшого однакові. Якщо ви задовольняєте базові потреби своєї команди, то отримаєте від них продуктивність не гіршу, а то й вищу, ніж якби вони працювали в офісі.
Add comment